Päivitetty 3.7.2025
Rekisterinpitäjä
Siskot ja Simot ry
Postikatu 10, 04400 Järvenpää
toimisto@siskotjasimot.fi, puh. 044 9733844
Y-tunnus: 2708871-9
Tietosuojavastaava: yhdistyksen toiminnanjohtaja
Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus
Tallennamme henkilötietoja, joita tarvitaan yhteydenpitoon ja suhteiden ylläpitämiseen. Rekisteriä käytetään myös yhdistyksen palveluihin liittyvään tietojenkäsittelyyn, kuten tiedotukseen, palveluiden kehittämiseen, rekrytointiin ja lahjoittamiseen liittyen. Tietoja käsitellään rekisteröidyn ja rekisterinpitäjän oikeuksien ja velvollisuuksien toteuttamiseksi ja lakisääteisten velvollisuuksien toteuttamiseksi.
Rekisteröidyt
Tämä tietosuojaseloste koskee seuraavia henkilöryhmiä:
- Järjestön tapahtumiin ja toimintaan ilmoittautuneet, osallistuneet tai kiinnostuksensa osoittaneet
- Uutiskirjeen tilaajat
- Jäsenet
- Lahjoittajat
- Työnhakijat
- Yhteistyökumppanit ja sidosryhmät
Rekisterin suojauksen periaatteet
Henkilötiedot säilytetään luottamuksellisina. Kerättyjä tietoja säilytetään teknisesti suojattuina. Fyysinen pääsy tietoihin on estetty lukitusten sekä muiden turvatoimien avulla tarkoituksenmukaisuutta noudattaen. Rekisteritietoja pääsevät käsittelemään ainoastaan rekisterinpitäjän nimeämät ja tietojen käsittelyn kannalta oleelliset henkilöt.
Henkilötietojen säilytyksessä hyödynnämme palveluntarjoajia, jotka käsittelevät tietoja voimassa olevien GDPR -säädösten mukaisesti. Lähtökohtaisesti tiedot säilytetään Suomessa tai EU-alueella. Osa käyttämistämme palveluista on kansainvälisiä. Näiden osalta olemme solmineet palveluntarjoajien kanssa EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) mukaiset henkilötietojen käsittelysopimukset (DPA). Sopimukset varmistavat, että henkilötietoja käsitellään lainmukaisesti ja turvallisesti myös silloin, jos tietoja siirretään tai säilytetään EU- tai ETA-alueen ulkopuolella.
Henkilötietojen kerääminen ja tietolähteet
Henkilötietoja kerätään rekisteröidyltä itseltään eri tilanteissa sekä teknologian avulla (esim. internetsivun evästeet). Tietoja kerätään myös julkisista lähteistä sekä muista tilanteissa, joissa rekisteröity luovuttaa tietojaan rekisterinpitäjälle.
Henkilötietojen keskeiset tietolähteet ja kerättävät tiedot eri tilanteissa
- Uutiskirje
- Kerättävät tiedot tiedotusta varten: Sähköpostiosoite
- Pilvipalvelu ja sähköiset rekisterit
- Kerättävät tiedot riippuen tarkoituksesta (esim. vapaaehtoistoiminta, työnhaku, ilmoittautumiset, palaute, sopimustiedot, yhteistyö):
- Sähköpostiosoite, nimi, puhelinnumero, yhteydenpidon kannalta oleelliset tiedot (esim. vapaaehtoisen taidot), työnhakutiedot, valokuvat
- Kerättävät tiedot riippuen tarkoituksesta (esim. vapaaehtoistoiminta, työnhaku, ilmoittautumiset, palaute, sopimustiedot, yhteistyö):
- Nettisivut
- Kerättävät tiedot:
- Evästeet: Käyttämällä internetsivuja vierailija hyväksyy evästeiden käytön.
- Keikkakalenterin ilmoittautumiset: Nimi, sähköposti, puhelinnumero
- Lahjoittaminen: Laskutustiedot, nimi, maa, osoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite
- Ota yhteyttä -lomake: Nimi, sähköposti, asiakaspalaute
- Kerättävät tiedot:
- Sähköiset lomakkeet
- Kerättävät tiedot esim. tapahtumiin ilmoittautumisissa, palautteen antamisessa, työnhaku:
- Nimi, sähköposti, puhelinnumero, organisaation yhteystiedot, ikähaarukka, asuinpaikka, ruoka-allergiat, muu kyselyn tai ilmoittautumisen kannalta oleellinen tieto, työnhakijatiedot, asiakaspalaute
- Kerättävät tiedot esim. tapahtumiin ilmoittautumisissa, palautteen antamisessa, työnhaku:
- Viestiryhmät
- Kerättävät tiedot pääasiassa yhteydenpitoa ja tiedotusta varten:
nimi, puhelinnumero, sosiaalisen median profiili
- Kerättävät tiedot pääasiassa yhteydenpitoa ja tiedotusta varten:
- Paperiset osallistuja- tai ilmoittautumislistat sekä laitteilla (puhelin, tietokone) olevat henkilötiedot
- Kerättävät tiedot: nimi, sähköposti, valokuvat, ilmoittautumiseen liittyvä tieto
- Yhteistyö- ja sidosryhmät
- Kerättävät tiedot: nimi, puhelinnumero, sähköposti, titteli, organisaatio ja organisaation tiedot, yhteistyön muoto
- Lahjoittajat
- Kerättävät tiedot: nimi, osoite, puhelinnumero, sähköposti, syntymäaika, summa, lahjoituskohde, -määrä ja -päivämäärä, rekisteröidylle kohdistettu viestintä sekä niihin liittyvä toiminta, maksutapahtumat ja maksunvälitystiedot, luvat ja suostumukset.
- Jäsenet
- Kerättävät tiedot: Nimi, sähköposti, puhelinnumero, osoite, syntymäaika, jäsenyyden aloitusaika, jäsenmaksutieto
- Asiakassuhteet (palveluiden tai tuotteiden myyntitilanteet ja laskutus)
- Kerättävä tiedot: Laskutusosoite, laskutusprosessiin liittyvät muut tarpeelliset tiedot (esim. tiedot tilatuista palveluista),
Henkilötietojen säilytysaika
Säilytämme henkilötietoja toistaiseksi, niin kauan kuin ne ovat tarpeellisia tässä tietosuojaselosteessa kuvattujen käyttötarkoitusten toteuttamiseksi tai niin kauan kuin lainsäädäntö, kuten esimerkiksi kirjanpitolaki, edellyttää. Tietoja poistetaan, kun niiden tarpeettomuus todetaan.
Rekisteröity voi kuitenkin milloin tahansa pyytää tietojensa poistamista, jolloin tiedot poistetaan, ellei niiden säilyttämiselle ole lakisääteistä tai muuta perusteltua syytä.
Rekisteröityjen oikeudet
Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa rekisteriin tallennetut itseään koskevat tiedot ja saada niistä kopiot. Tarkastaminen on maksutonta kerran vuodessa.
Korjaus-, oikaisu- ja poisto-oikeus
Rekisterinpitäjän on ilman aiheetonta viivytystä oma-aloitteisesti tai rekisteröidyn vaatimuksesta oikaistava, poistettava tai täydennettävä rekisterissä oleva, käsittelyn tarkoituksen kannalta virheellinen, tarpeeton, puutteellinen tai vanhentunut henkilötieto.
Jos tiedon korjaamisesta tai tarkastusoikeuden toteuttamisesta kieltäydytään, rekisteröidylle annetaan kirjallinen kieltäytymistodistus ja hänellä on oikeus saattaa asia tietosuojavaltuutetun ratkaistavaksi osoitteessa:
Tietosuojavaltuutetun toimisto, PL 315, 00181 Helsinki
Tietosuojaselosteen muuttaminen
Rekisterinpitäjä pidättää oikeuden muuttaa tätä tietosuojaselostetta ilmoittamalla siitä internetsivujensa tietosuojaosiossa.